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聪明沟通法:“谈话式管理”流行中
作者: 时间:2014/8/22 阅读:593次

企业现在纷纷宣称,他们的组织,是以团队为中心。因为高效能的团队,能快速、有效地解决问题,是现代组织成功的关键。


为了促进团队运作,在正式组织架构之外,企业也开始关注员工间的非正式网络。分析非正式网络后可以发现,大部份的人,会集结成由八到十个趣味相投的人组成的小团体,他们在这个团体内觉得“安全”,他们的沟通大多在这个小团体内进行。 

不过,有些人会在不同的小团体间走动,参与很多活动,结识不同部门的同事。在团体中,他们可能不是最有魅力的人,但他们扮演“知识骡子”的角色,将各种想法,从组织的一个筒仓带到另一个筒仓,从而激发出新的创意。他们是最关键的人物。 

善用知识骡子 

美国西北大学凯洛格商学院的社会学家渥兹,称知识骡子为“中间人”(Brokers),并研究企业如何善用他们。他发现,有些律师事务所试图找出这些中间人,并用不同的方式奖励他们。因为传统上法律界的奖酬标准是客户量,而中间人的价值,在于汇集企业内的创意。渥兹认为,企业应致力寻找并雇用具有中间人特质的员工。

员工之间的互动愈多,愈能够解决现代组织的复杂问题。“互动的价值愈来愈高,”波士顿顾问集团的莫赫表示,“因为互动可以刺激创意,解决愈来愈困难的组织问题。”1960到1970年代流行的MBWA(Management by Walking Around,走动式管理),到今天已演进为MBTA(Management by Talking Around,谈话式管理)。 

谈话的方式,也很重要。是面对面还是透过电话?是语音留言还是文字简讯?电信科技的快速发展,提供了各种新的选择,但新式沟通的效能到底如何,相关的研究仍嫌不足。 

另外,沟通是同步(例如透过电话,问题马上就有答复)还是不同步(例如传送简讯然后等待答复),似乎会影响结果。研究显示,复杂的推销活动,用异步的方式比较不容易成功。 

波士顿顾问集团资深副总裁伊凡斯指出,面对面的接触,有助于建立信任。一旦建立了信任,就不需要经常碰面。因为只要是自己信任的人,大多数人乐于远距沟通。他同时表示,虚拟实境技术的成熟度日益提高,例如在线游戏“第二人生”(Second Life)的玩家,透过网络就可以和全球七万多名同好互动,将促使人们重新思考各种远距合作的可能。 

虽然虚拟聚会的选择增多,但在目前,做决定最有效的方法,还是大家坐下来一起讨论。最新的视讯会议设备虽能给与会人士亲临现场的感觉,但正式的会议绝不会从此消失。随着决策日渐下放、参与的人员增多,会议的数量,可能不减反增。 

为了提升沟通的质量,“新组织”比过去更重视员工的工作环境及办公室空间。为了获致非凡的成果,有些公司让肩负特殊任务的员工组成“臭鼬小组”,不受组织常规规范,也不在办公室上班。例如现在大受欢迎的摩托罗拉Razr手机,就是在位于芝加哥市区的新实验室里开发出来的。这个实验室,离公司位于伊利诺伊州郊区的研发中心约有八十公里远,建筑及室内设计,都和摩托罗拉一般的办公室迥然不同。它的颜色鲜亮多彩,没有隔间的墙。

臭鼬小组的天才们,不但可以自由地交换创意,更经常和设计师、营销人员、生产经理及会计师接触。他们开发出的产品,目的不在让竞争者惊呼,而是要让竞争者的顾客惊艳。

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